Trong ngành nhà hàng – khách sạn, BEO (Banquet Event Order) là bản kế hoạch chi tiết quyết định sự thành công của tiệc và sự kiện. Tài liệu này giúp kết nối các bộ phận, quản lý thực đơn, số lượng khách, thời gian và mọi yêu cầu đặc biệt. Nhờ BEO, nhà hàng hay đơn vị catering có thể kiểm soát toàn bộ quy trình và đảm bảo buổi tiệc diễn ra chuyên nghiệp. Hãy cùng khám phá trong bài viết này để nắm trọn bí quyết lập BEO chuẩn chỉnh và hiệu quả.
BEO là gì?
BEO (Banquet Event Order) là tài liệu mô tả chi tiết toàn bộ yêu cầu và thông tin liên quan đến một buổi tiệc hay sự kiện trong ngành nhà hàng – khách sạn. Nội dung của BEO bao gồm thực đơn, số lượng khách, thời gian, địa điểm tổ chức, cách bố trí không gian, trang thiết bị kỹ thuật và các dịch vụ đi kèm.
Trong thực tế, BEO được xem như “bản kế hoạch tổng thể” giúp đội ngũ nhà hàng, khách sạn hoặc đơn vị catering phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Nhờ đó, quá trình chuẩn bị và phục vụ diễn ra suôn sẻ, hạn chế sai sót và đảm bảo đúng yêu cầu khách hàng. Đây chính là công cụ không thể thiếu để tạo nên một sự kiện chuyên nghiệp, hiệu quả và trọn vẹn.
Tầm quan trọng của BEO trong tổ chức sự kiện
BEO không chỉ là một bản ghi chú, mà là công cụ quản lý cốt lõi giúp kết nối giữa khách hàng và đội ngũ tổ chức tiệc. Nhờ BEO, toàn bộ quá trình triển khai sự kiện trong nhà hàng – khách sạn hay đơn vị catering được diễn ra trôi chảy, minh bạch và chuyên nghiệp. Cụ thể:
- Đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận: BEO đóng vai trò như “kim chỉ nam” cho toàn bộ nhân sự từ bếp, phục vụ, kỹ thuật đến lễ tân. Mỗi bộ phận đều nắm rõ trách nhiệm, hạn chế sai sót và tăng tính đồng bộ.
- Minh bạch với khách hàng: Các yêu cầu đặc biệt, điều kiện phục vụ và chi tiết sự kiện đều được thể hiện rõ trong BEO. Điều này giúp khách hàng dễ dàng theo dõi, đồng thời tránh hiểu lầm trong quá trình triển khai.
- Quản lý chi phí hiệu quả: BEO liệt kê rõ các hạng mục dịch vụ, đơn giá và điều khoản thanh toán, giúp người tổ chức kiểm soát ngân sách, tối ưu chi tiêu và tránh phát sinh ngoài dự kiến.
- Nâng cao chất lượng sự kiện: Với nội dung chi tiết và quy trình rõ ràng, BEO đảm bảo mọi khâu tổ chức được thực hiện đúng tiêu chuẩn, góp phần mang đến sự chuyên nghiệp và thành công cho buổi tiệc.
6 thành phần chính tạo nên BEO hiệu quả
Một bản BEO (Banquet Event Order) chuyên nghiệp cần bao gồm đầy đủ các thành phần quan trọng để đảm bảo sự kiện được tổ chức trọn vẹn và không xảy ra sai sót. Cụ thể:
Thông tin sự kiện
Ghi rõ mục đích tổ chức, thời gian, địa điểm và đối tượng khách tham dự. Đây là nền tảng để các bộ phận liên quan nắm được bối cảnh và phối hợp đúng định hướng.
- Mục đích và loại hình: Hội thảo (MICE), gala dinner, cưới, họp báo, ra mắt sản phẩm, tiệc công ty…
- Chủ đề và yêu cầu thương hiệu: Tone màu, logo, guideline sử dụng brand, dress code, ngôn ngữ sử dụng.
- Quy mô và hồ sơ khách mời: Tổng khách, cơ cấu VIP/diễn giả/ban tổ chức, khách có trẻ em/người cao tuổi.
- Thời gian – địa điểm chính xác: Ngày, giờ bắt đầu/kết thúc, khung giờ set-up/tear-down, khu vực/ballroom/sân vườn, kế hoạch phương án mưa (outdoor).
- Người chịu trách nhiệm: Thông tin liên hệ đầu mối khách hàng, Banquet Manager/Captain, kỹ thuật/âm thanh ánh sáng, bếp.
- KPI & yêu cầu đặc biệt: Tiêu chuẩn phục vụ (tỉ lệ nhân sự/khách), mức hài lòng (CSAT/NPS), quy định bảo mật, yêu cầu riêng (không hải sản, không rượu…).
Mẫu field gợi ý (ghi trong BEO):
Mục đích | Chủ đề | Số khách dự kiến/chốt | VIP list | Ngôn ngữ | Dress code | Ballroom | Setup/Teardown time | PIC khách | PIC venue.
Thời gian và lịch trình
Mỗi sự kiện cần có dòng thời gian cụ thể cho từng hạng mục: chuẩn bị, tiếp đón, phục vụ, chương trình chính và kết thúc. Việc sắp xếp khoa học giúp tối ưu vận hành, hạn chế phát sinh và giữ đúng tiến độ.
- Thời gian chuẩn bị và set-up.
- Thời gian đón khách, khai mạc, phục vụ món ăn, chương trình chính, tiệc kết thúc.
- Các khoảng thời gian nghỉ hoặc đổi tiết mục.
Bố trí không gian
Phân khu chức năng, cách bố trí bàn ghế, sân khấu, thiết bị kỹ thuật và lối đi phải được mô tả trực quan và dễ hiểu. Mỗi chi tiết cần gắn liền với công năng sử dụng, đảm bảo sự liền mạch và thuận tiện trong toàn bộ không gian sự kiện.
- Kiểu setup & sức chứa:
Theater | Classroom | U-shape | Boardroom | Banquet round | Cocktail standing.
Ghi rõ đường kính bàn tròn (1.6-1.8m), số ghế/bàn; aisle tối thiểu 1.2m cho phục vụ.
- Khu chức năng: sân khấu (kích thước, bậc lên xuống), backdrop, màn chiếu, khu đăng ký, photo booth, buffet line, quầy bar, khu VIP, green room, kho tạm.
- Luồng di chuyển: hướng khách vào/ra, lối phục vụ riêng, vị trí chờ đồ, lối khẩn cấp, khu vực cho người khuyết tật.
- Điện – kỹ thuật: ổ điện, tải điện, vị trí rack âm thanh, projector (lumens, kích thước màn), mạng/Wi-Fi (SSID, băng thông).
- Ngoài trời: nền sàn (đỡ gót cao), mái che, quạt/mist/fan, phương án mưa (tents, di dời layout).
Ghi chú BEO: đính floor plan có tỉ lệ & ký hiệu (B1: bàn tròn; S1: stage; AV1: màn chiếu…), ảnh minh họa nếu có.
>> Xem thêm: 15+ mẫu trang trí quầy buffet đẹp, nâng tầm trải nghiệm ẩm thực
Chi tiết thực đơn
Không chỉ dừng ở việc liệt kê món ăn – đồ uống, phần này còn nêu rõ hình thức phục vụ (set menu, buffet, cocktail…), thời gian lên món và lưu ý cho chế độ ăn đặc biệt nếu có. Đây là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời.
- Các món ăn và đồ uống sẽ phục vụ.
- Hình thức phục vụ: tiệc đứng, buffet, tiệc ngồi theo set menu…
- Thời gian lên món, phục vụ nước, tráng miệng.
- Ghi chú về chế độ ăn đặc biệt (ăn chay, dị ứng, kiêng thực phẩm).
Yêu cầu thêm
Bao gồm các dịch vụ ngoài gói cơ bản như: trình chiếu, biểu diễn nghệ thuật, chủ đề trang trí riêng, hỗ trợ lễ tân, biển tên, vật phẩm truyền thông, nhân sự đặc biệt… Tất cả cần được xác nhận rõ ràng để tránh phát sinh ngoài kế hoạch.
Ví dụ:
- Trang trí chủ đề riêng (hoa, backdrop, banner…).
- Hỗ trợ âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình LED.
- Dịch vụ thêm như MC, ban nhạc, chụp ảnh, lễ tân.
- Quà tặng, bảng tên, biển chỉ dẫn cho khách.
Điều khoản và chi phí
Trình bày minh bạch ngân sách dự kiến, phương thức thanh toán, thời điểm thanh toán và các quy định khi thay đổi hoặc hủy dịch vụ. Đây là công cụ giúp kiểm soát chi phí, đảm bảo công bằng và hạn chế rủi ro tài chính cho cả hai bên. Cần nêu rõ:
- Tổng chi phí dự kiến và từng hạng mục cụ thể.
- Cách thanh toán (đặt cọc, trả trước, trả sau).
- Chính sách khi thay đổi số lượng khách hoặc hủy dịch vụ.
- Các chi phí phát sinh nếu có (giờ phục vụ ngoài giờ, dịch vụ thêm…).
Ai là người chịu trách nhiệm lập BEO?
Trong khách sạn hay nhà hàng, người đảm nhận việc lập Banquet Event Order (BEO) thường là chuyên viên điều phối sự kiện, quản lý tiệc hoặc nhân sự thuộc bộ phận Kinh doanh & Sự kiện. Họ chính là cầu nối giữa khách hàng và các bộ phận trong nội bộ.
Công việc của họ không chỉ đơn thuần là ghi chép lại yêu cầu, mà còn là chuyển hóa mong muốn của khách thành kế hoạch cụ thể. Từ việc thống nhất thực đơn với bếp, phối hợp cùng bộ phận kỹ thuật về âm thanh – ánh sáng, cho tới hướng dẫn đội ngũ phục vụ cách đón tiếp khách… tất cả đều được gói gọn trong bản BEO.
Trong suốt quá trình chuẩn bị và tổ chức, họ là người theo sát, cập nhật và điều chỉnh kịp thời nếu có thay đổi. Nhờ đó, sự kiện diễn ra trơn tru, dù là buổi tiệc nhỏ hay chương trình quy mô lớn.
Để làm tốt vai trò này, họ cần có sự chính xác, kỹ năng phối hợp nhiều việc cùng lúc, khả năng xử lý tình huống nhanh nhạy và sự tinh tế trong giao tiếp. Chính họ là người biến những dòng thông tin trong bản BEO thành một trải nghiệm hoàn hảo cho khách hàng.
>> Xem thêm: Banquet là gì? Tìm hiểu bộ phận tổ chức tiệc trong khách sạn từ A-Z
Quy trình xây dựng BEO hiệu quả
Bước 1: Thu thập thông tin từ khách hàng
Người lập BEO cần gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với khách hàng để hiểu rõ các thông tin quan trọng như: tên sự kiện, thời gian, địa điểm, số lượng khách, mục tiêu tổ chức và các yêu cầu đặc biệt (trang trí, bố trí, thực đơn, âm thanh – ánh sáng,…). Đây là nền tảng để xây dựng bản BEO chính xác và sát với mong muốn khách hàng.
Bước 2: Thống nhất với các bộ phận liên quan
Người tạo BEO làm việc trực tiếp với các bộ phận như bếp, kỹ thuật, lễ tân, bảo vệ,… để xác nhận khả năng đáp ứng các yêu cầu. Việc này giúp đảm bảo mọi bộ phận đều nắm rõ vai trò, trách nhiệm và có sự chuẩn bị phù hợp.
Bước 3: Lập BEO chi tiết, sử dụng mẫu chuẩn
Sử dụng mẫu chuẩn để lập BEO, trình bày thông tin theo thứ tự logic từ tổng quan đến chi tiết:
- Thông tin sự kiện (tên, thời gian, địa điểm)
- Số lượng khách
- Lịch trình cụ thể
- Sơ đồ bố trí phòng
- Thực đơn (đồ ăn, thức uống)
- Yêu cầu về kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng
- Dịch vụ đi kèm (MC, trang trí, bảo vệ…)
- Tổng chi phí và điều khoản thanh toán
Bước 4: Gửi khách hàng xác nhận, chỉnh sửa nếu cần
Sau khi hoàn thiện, bản BEO được gửi đến khách hàng để xem xét, xác nhận hoặc đề xuất chỉnh sửa. Mọi thay đổi cần được cập nhật rõ ràng và kịp thời vào BEO chính thức.
Bước 5: Phân phối BEO đến các bộ phận và theo dõi thực hiện
Khi BEO đã được chốt, người lập BEO sẽ gửi đến các bộ phận liên quan. Đồng thời theo sát quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện để đảm bảo mọi khâu được thực hiện đúng như kế hoạch và kịp thời điều chỉnh nếu có phát sinh.
Các lưu ý khi lập và sử dụng BEO
Đảm bảo thông tin chính xác, rõ ràng, tránh mơ hồ
Mọi nội dung trong BEO cần được trình bày một cách cụ thể, chi tiết và dễ hiểu. Tránh sử dụng các thuật ngữ mơ hồ hoặc cách diễn đạt dễ gây hiểu lầm, nhằm giúp các bộ phận liên quan dễ dàng thực hiện đúng yêu cầu.
Cập nhật thay đổi kịp thời và thông báo cho các bộ phận
Trong quá trình chuẩn bị, mọi thay đổi (về thời gian, thực đơn, số lượng khách, yêu cầu kỹ thuật…) cần được cập nhật ngay vào BEO và thông báo tới tất cả các bộ phận liên quan. Việc này đảm bảo sự đồng bộ và tránh phát sinh sai sót trong quá trình triển khai.
Tôn trọng văn hóa và lưu ý khẩu vị của khách
Người lập BEO cần đặc biệt lưu ý đến yếu tố văn hóa, tôn giáo và thói quen ẩm thực của khách mời:
- Tiệc khu vực miền Bắc thường hạn chế vị ngọt.
- Khách theo đạo Hồi không dùng thịt lợn.
- Tiệc chay, tiệc không gluten, tiệc trẻ em… cần ghi chú rõ ràng trong thực đơn và phần lưu ý đặc biệt.
Kiểm tra kỹ trước khi gửi khách hàng và triển khai
Trước khi gửi BEO cho khách hoặc phân phối nội bộ, cần rà soát kỹ toàn bộ nội dung: số liệu, thời gian, thực đơn, chi phí, điều khoản,… để đảm bảo không có sai sót. Một bản BEO chuẩn chỉnh thể hiện sự chuyên nghiệp và giảm thiểu rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện.
Mẫu BEO tham khảo và cách áp dụng thực tế
Đối với một đám cưới diễn ra nhiều ngày, mỗi sự kiện như tiệc chào mừng, tiệc tối, tiệc cưới chính… đều sẽ có một BEO riêng để đảm bảo mọi chi tiết được thực hiện chính xác. Dưới đây là một số mẫu BEO bạn có thể tham khảo.
>> Tham khảo ngay: Mẫu BEO
Câu hỏi thường gặp
BEO khác gì với SOP trong nhà hàng khách sạn?
BEO (Banquet Event Order) và SOP (Standard Operating Procedure) đều là tài liệu quan trọng trong ngành nhà hàng – khách sạn nhưng khác nhau về mục đích và phạm vi sử dụng
- BEO là tài liệu dùng cho mỗi sự kiện cụ thể, thể hiện chi tiết yêu cầu của khách hàng về thời gian, địa điểm, số lượng khách, thực đơn, kỹ thuật, bố trí,… để các bộ phận phối hợp triển khai đúng theo kế hoạch.
- SOP là tài liệu quy định quy trình làm việc tiêu chuẩn, dùng trong hoạt động hàng ngày nhằm đảm bảo nhân viên thực hiện đúng quy chuẩn, đồng nhất chất lượng dịch vụ, ví dụ như SOP phục vụ bàn, SOP dọn phòng,…
Tóm lại, BEO mang tính cá nhân hóa, thay đổi theo từng sự kiện, còn SOP là quy trình cố định, áp dụng lâu dài trong vận hành.
| BEO | SOP | |
|---|---|---|
| Khái niệm | Tài liệu ghi chi tiết thông tin, yêu cầu và kế hoạch cho một buổi tiệc/sự kiện cụ thể. | Quy trình vận hành chuẩn, hướng dẫn nhân sự cách thực hiện công việc thường ngày. |
| Mục đích | Đảm bảo sự kiện được tổ chức đúng yêu cầu khách hàng và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. | Đảm bảo tính thống nhất, chất lượng dịch vụ đồng đều và giảm sai sót trong vận hành. |
| Phạm vi | Áp dụng cho từng sự kiện riêng biệt (ví dụ: tiệc cưới, hội thảo, gala dinner…). | Áp dụng thường xuyên, cho mọi hoạt động (ví dụ: quy trình phục vụ bàn, quy trình check-in khách sạn). |
| Nội dung chính | Thông tin sự kiện: thời gian, địa điểm, thực đơn, bố trí, kỹ thuật, chi phí… | Các bước thực hiện công việc: chuẩn bị dụng cụ, phục vụ khách, xử lý tình huống… |
| Tính chất | Thay đổi theo yêu cầu và quy mô từng sự kiện. | Tương đối cố định, ít thay đổi, mang tính hướng dẫn chuẩn. |
Làm thế nào để tối ưu BEO cho các sự kiện lớn?
Để tối ưu BEO cho các sự kiện lớn, bạn cần tập trung vào việc lập kế hoạch chi tiết, kiểm soát chặt chẽ chi phí, và tìm kiếm các giải pháp tiết kiệm. Điều này bao gồm việc xác định rõ mục tiêu, nghiên cứu kỹ lưỡng các nhà cung cấp, đàm phán giá cả, và tối ưu hóa các khâu trong quá trình tổ chức.
BEO có áp dụng cho các sự kiện ngoài khách sạn không?
Mặc dù BEO thường được liên kết với các sự kiện trong khách sạn, nhưng nó cũng có thể được sử dụng cho các sự kiện được tổ chức tại các địa điểm khác, như nhà hàng, trung tâm hội nghị, hoặc thậm chí là các địa điểm ngoài trời.
Ví dụ, nếu một khách sạn cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc cưới tại một địa điểm khác, họ có thể sử dụng BEO để ghi lại các yêu cầu cụ thể của khách hàng, như thực đơn, trang trí, âm thanh, ánh sáng, và các dịch vụ khác.
Trên đây là những chia sẻ của Circle Food về BEO là gì? BEO trong ngành nhà hàng – khách sạn và những thông tin thú vị xoanh quanh loại tài liệu quan trọng này. Hy vọng rằng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò BEO và cách lập chuẩn chỉnh để tổ chức sự kiện nhà hàng khách sạn hoàn hảo. Hãy theo dõi chuyên mục Kiến thức Catering để khám phá thêm nhiều bài viết hữu ích về dịch vụ đặt tiệc nhé!